У кожній компанії є людина, яка відповідає за те, щоб папір в офісі не закінчувався ніколи. Ця людина знає ціну кожної пачки напам’ять, веде табличку витрат і здригається, коли бачить, як колеги друкують меми на кольоровому лазернику. Цей текст написаний спеціально для неї, з повагою до її нелегкої місії.
Порахуймо чесно. Середній офіс на десять людей витрачає від п’яти до п’ятнадцяти пачок на місяць залежно від специфіки роботи. Якщо купувати папір у найближчому магазині поштучно, за рік набігає переплата, якої вистачило б на пристойну кавомашину для кухні. Розумніша стратегія – замовляти онлайн одразу коробками з доставкою прямо в офіс. Ціна за пачку падає, кур’єр заносить важке сам, комора завжди повна, а ви виглядаєте людиною, яка вміє рахувати гроші компанії.
Друге питання: чи можна економити на класі паперу? Можна і треба, але з головою. Внутрішній документообіг, чернетки та робочі роздруківки чудово живуть на папері класу С. Договори, комерційні пропозиції та все, що бачать клієнти, варто друкувати на класі В або А, бо якість паперу підсвідомо зчитується як якість самої компанії. Тримайте два окремі запаси, підпишіть полиці й навчіть колег різниці. Економія набіжить сама, без жодних зусиль.
Третє: не списуйте з рахунків кольоровий папір. Коштує він небагато, а користі приносить чимало: розкладені за кольорами теки й категорії документів, помітні оголошення, роздатки для тренінгів, дитячі поробки на корпоративне свято. Одна пачка кольорового міксу живе в офісі місяцями і постійно комусь стає в пригоді.
Четверта порада стосується обліку. Заведіть просте правило: нова коробка замовляється тоді, коли в коморі залишилося дві останні пачки, а не тоді, коли принтер вже блимає порожнім лотком. Цей нехитрий буфер рятує від авральних закупівель за завищеними цінами в найближчому кіоску і від ситуацій, коли важливий договір неможливо роздрукувати перед приїздом клієнта. Досвідчені офіс-менеджери ще й ведуть помісячну статистику витрат: вона допомагає планувати бюджет і одразу показує, коли хтось із відділів раптом почав друкувати вдвічі більше за звичне.
Тепер про те, де все це брати. На Prote.ua можна замовити папір для офісу в будь-якій кількості без біганини по магазинах: від однієї пачки до великої партії на квартал уперед. Оплата зручна, включно з безготівковим розрахунком для юридичних осіб, доставка по всій Україні, а менеджери на зв’язку в робочі години шість днів на тиждень і підкажуть з вибором, якщо у вашої техніки специфічні вимоги до паперу.
Папір – це кровоносна система документообігу, хоч як пафосно це звучить. І поки безпаперові офіси залишаються гарною картинкою з конференцій про майбутнє, хтось мудрий має подбати, щоб лоток принтера не порожнів. Нехай ця турбота буде максимально легкою.
